Nueva ley RGPD de protección de datos
En Shortcuts te lo ponemos fácil, nos adaptamos a los cambios de la RGPD para que cumplas con el nuevo reglamento
1.CREAR UNA POLÍTICA DE PRIVACIDAD
1. Requisitos que necesitarás: Tu empresa necesitará definir una política de privacidad para informar a tus clientes de cómo se usarán sus datos y dónde se guardarán. Recuerda que es tu responsabilidad crear y mantener el contenido de esta política de privacidad.
Cómo te ayudamos:
• Hemos creado un campo donde puedes guardar tu política de privacidad en Shortcuts. Puedes incluir un enlace a la política de privacidad online o entrar el texto entero en ese campo.
• Mostramos esa política de privacidad donde se necesita, por ejemplo en la página de reservas online.
• Mantenemos un registro de los cambios que realizas en la política de privacidad, como solicita la RGPD.
2. ASIGNAR UN OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS
2. Requisitos que necesitarás: Tu empresa necesitará asignar un miembro del personal como Oficial de Protección de Datos (OPD). El OPD debe conocer todos los detalles de tu política de privacidad y de todos los procedimientos relacionados, y es el responsable de asegurarse que tu empresa está al día en ese punto. El OPD también se encargará de gestionar las preguntas de los clientes.
Cómo te ayudamos:
• Hemos creado un campo donde introducir el email de contacto del OPD en Shortcuts.
• El email del OPD se usará para registrar peticiones y proporcionar la información que te soliciten.
3. ELIMINAR DATOS ANTIGUOS DEL CLIENTE
3. Requisitos que necesitarás: Según la nueva legislación, necesitarás eliminar datos que ya no uses o no necesites de los clientes para trabajar en tu empresa. Necesitarás decidir por cuánto tiempo mantendrás los datos y especificar,en tu política de privacidad, el número de años que los almacenarás.
Cómo te ayudamos:
• Hemos creado un campo en el que puedes especificar el número de años que deseas guardar los datos en Shortcuts.
• Eliminaremos los datos de estos clientes que no hayan visitado el centro en el número de años especificado.
4. DEFINIR UNA EDAD DE CONSENTIMIENTO
4. Requisitos que necesitarás: Debes decidir cuál es la edad mínima de consentimiento del cliente. Esta es la edad en la que crees que un cliente puede actuar sin el permiso de un padre o tutor. Si un cliente es menor de edad, debes obtener el permiso de los padres.
Cómo te ayudamos: Ahora puedes establecer la edad de consentimiento en Shortcuts.
• Hemos creado un campo en el que puedes entrar la edad de consentimiento
• También puedes guardar de manera segura el nombre del padre, madre o tutor en Shortcuts.
5. PEDIR A LOS CLIENTES SU SUSCRIPCIÓN VOLUNTARIA
5. Requisitos que necesitarás: Antes de enviar marketing a tus clientes debes preguntarles si desean recibirlo y de qué manera (email, SMS, correo). No puedes suscribirlos sin su permiso.
Cómo te ayudamos:
• La opción Aceptar Marketing de Shortcuts estará desactivada por defecto en todos los nuevos clientes.
• Te permitimos definir exactamente a qué tipo de comunicaciones de marketing se han suscrito (email, SMS, correo, etc.)
• Puedes añadir la casilla marcable para recibir marketing a cualquier pantalla en la que se pueda entrar un cliente en Shortcuts.
6. HABILITAR OTRAS SUSCRIPCIONES O PERMISOS ADICIONALES
6. Requisitos que necesitarás: Dependiendo del tipo de empresa puede que necesites añadir otras verificaciones de suscripción o permisos adicionales. Por ejemplo, puede ser necesario tener el permiso del cliente para guardar información médica. Puede que desees configurar nuevas suscripciones a las confirmaciones, recordatorios, reseñas o comunicaciones de programas de fidelidad, sin embargo, creemos que esto se incluye en la cláusula “Interés legítimo”, lo que significa que tienes derecho a enviar este tipo de comunicaciones sin que tus clientes tengan que suscribirse primero. Si no estás de acuerdo con nosotros, ¡estará bien!.
Cómo te ayudamos:
• Hemos añadido una casilla marcable para que registres el permiso del cliente para guardar información médica.
• Te permitimos definir exactamente a qué comunicaciones se ha suscrito el cliente (confirmación de citas, comunicaciones de programas de fidelidad, puntuaciones y reseñas).
7. PERMITIR A LOS CLIENTES CANCELAR SU SUSCRIPCIÓN
7. Requisitos que necesitarás: Debes permitir a tus clientes cancelar la suscripción a tus comunicaciones.
Cómo te ayudamos:
• Cualquier comunicación que Shortcuts mande en tu nombre tendrán una opción para darse de baja. Tus clientes tendrán la opción de seleccionar esta opción y seleccionar cómo se puede comunicar tu empresa con ellos.
• La captura de pantalla inferior muestra cómo tus clientes gestionarán sus opciones de alta.
8. DARLE A TUS CLIENTES SU "DERECHO AL OLVIDO"
8. Requisitos que necesitarás: Tus clientes tienen derecho a solicitar que se eliminen sus datos personales de tu base de datos.
Cómo te ayudamos:
• Te permitimos eliminar clientes y cualquier información de identificación sobre ellos desde tu base de datos.
• No eliminaremos información de las transacciones, pero sí información que permita identificar el cliente
9. ESTAR PREPARADO PARA LAS PREGUNTAS DE TUS CLIENTES SOBRE SUS DATOS
9. Requisitos que necesitarás: Tus clientes tienen derecho a solicitar una copia de los datos que has almacenado sobre ellos. Debes proporcionar esta información dentro de los 30 días posteriores a la solicitud.
Cómo te ayudamos:
• Te proporcionamos una nueva opción para que tu equipo pueda solicitar rápidamente esta información a tu Oficial de Protección de Datos (OPD). La OPD luego pasará esto al cliente.
10. TENER UN REGISTRO DE TODOS LOS CAMBIOS EN LOS DATOS DEL CLIENTE
10. Requisitos que necesitarás: Se le pedirá que realice un seguimiento de todos los cambios realizados en los datos del cliente.
Cómo te ayudamos:
• Registraremos todos y cada uno de los cambios en el registro del cliente de Shortcuts. Puedes ver esta información dentro del registro de la empresa.
RGPD
Privacidad
En (tu negocio) nos tomamos en serio la privacidad y sólo usamos la información que recopilamos para proporcionar nuestros servicios. No compartimos ni vendemos la información que recopilamos para ningún otro propósito que el de proporcionar los servicios detallados.
En cualquier momento puede solicitar una copia de la información que hemos registrado sobre usted. También puede solicitar que eliminemos toda la información que le identifique. Como norma, eliminaremos su información de identificación si no ha realizado transacciones con nosotros después de (xxx) años.
Para ser más transparentes le enumeramos los servicios comerciales que ofrecemos y cómo utiliza la información que recopilamos cada servicio .
Servicios relacionados con el cabello y la belleza
Solicitamos la mínima información de identificación personal para administrar nuestro negocio de manera efectiva. Esto es, la información que nos proporciona directamente, por ejemplo, su nombre y detalles de contacto. Nunca obtendremos información sobre usted indirectamente de fuentes externas a nuestro negocio. Almacenamos notas sobre los servicios que realizamos para asegurarnos que mantenemos y superamos nuestro nivel de servicio. Por ejemplo, su estilo de cabello preferido, fórmulas de color, cómo le gusta el café y quiénes son sus estilistas favoritos. Consideramos que ha otorgado su consentimiento para que nosotros almacenemos personalmente la información de identificación e información acerca de sus servicios en base a los servicios que recibe de nosotros.
Dependiendo de los servicios concretos que le proporcionemos puede que sea necesario que le hagamos preguntas relacionadas con su historial médico. Obtendremos su consentimiento antes de almacenar información relacionada con su historial médico. Un ejemplo de datos médicos puede ser alergias, embarazo o una lesión que pueda afectar a la realización de su servicio con nosotros.
Confirmaciones de citas
Nos pondremos en contacto con usted por teléfono, correo electrónico o SMS para confirmar las citas reservadas y recordarle las próximas citas. Consideraremos el haber reservado la cita como consentimiento para llevar a cabo esta actividad pero, si lo desea, puede cancelar su suscripción en cualquier momento.
Calificaciones y reseñas de citas
Después de visitarnos puede que le enviemos un correo electrónico o un SMS solicitándole que califique nuestros servicios y nos brinde sus comentarios. Consideraremos su participación en el servicio como consentimiento para llevar a cabo esta actividad pero, si lo desea, puede cancelar su suscripción en cualquier momento.
Fidelidad
Consideraremos el convertirse en miembro de nuestro programa de lealtad como consentimiento para enviarle correos electrónicos relacionados con el programa de lealtad pero, si lo desea, puede cancelar su suscripción en cualquier momento.
Marketing
No llevaremos a cabo ningún tipo de marketing por teléfono, correo electrónico, correo electrónico o SMS sin que antes nos facilite su consentimiento para que lo hagamos. Nuestras campañas de marketing son automáticas y usan reglas basadas en los servicios y productos comprados y la información que recopilamos de usted. Por ejemplo, podemos enviarle campañas de marketing el día de su cumpleaños, cuando le echemos de menos (si no ha visitado nuestro centro los últimos 3 meses) y otros días especiales como el Día de San Valentín y Navidad. Por supuesto, puede cancelar su suscripción en cualquier momento.
Procesadores de datos y ubicaciones de datos
Utilizamos numerosas soluciones de software en nuestra empresa para proporcionar los servicios mencionados anteriormente. Estas soluciones de software almacenan y procesan datos en numerosas ubicaciones fuera de nuestro local comercial. Para obtener una lista de proveedores de software y ubicaciones de almacenamiento de datos, visite:
Cambios y solicitud de información
Puede contactarnos en
- Solicitar información sobre nuestra Política de privacidad.
- Solicitar información que hemos almacenado sobre usted.
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