Bueno… llegamos al fin de esta serie de artículos sobre sistemas de trabajo. Hemos visto qué son, lo importantes que son, cómo y por donde empezar y ahora nos toca dar algún ejemplo. (Podéis consultar los artículos anteriores clicando aquí). Hoy tocaba hablar de ejemplos a nivel de sistemas de trabajo orientados a la atención de clientes pero tras varias solicitudes vuestras hemos decidido hablar de….Sistemas orientados a la gestión de los recursos económicos del centro. ¡Socorroooo!!!!

No es ningún secreto el decir que los tiempos han cambiado. Llevamos desde el 2008 a “punto de salir de la crisis” y aquellos viejos lectores nuestros recordaran que ya hablamos de que puede que la crisis no sea otra cosa que una nueva realidad a la que adaptarse. Creo que ahora nadie puede dudar este hecho. ¿Despertamos?
Cuando el resultado económico positivo de nuestros centros se daba por hecho, muchos propietarios simplemente no hacían nada a nivel de gestión económica y algunos otros realizaban un seguimiento de “vamos a ver como de bien va la cosa”. Planificar de antemano era cosa de algunos ilusos. ¡Taaachaaaaaan! O nos hacemos todos parte del club de ilusos o ya podemos ir alquilando una palmera en algún lugar del Caribe.

Para los que controlaban o controlan cosas tan marcianas como la cuenta de resultados o los balances económicos y allí se terminaba todo, hoy en día no es suficiente. Estas medidas son hablan de resultados económicos pasados pero no nos hablan de cómo hemos generado estos resultados. Si existe una medida que nos permite mirar hacia el futuro y nos exige pensar de antemano sobre posibles dificultades futuras. El plan de tesorería.

Debido a que el plan de tesorería o dicho en castellano el plan de lo que vamos a cobrar en relación con lo que vamos a tener que pagar, mira hacia el futuro, es un proceso sistemático y necesita que desarrollemos un ‘sistema de trabajo’ para su correcto funcionamiento. Este sistema de trabajo nos permitirá anticipar ventas y gatos y detectar problemas de antemano antes que sea demasiado tarde.

Ya hablamos en su día de la importancia de gestionar el dinero líquido de la empresa y no vamos a repetirnos en su importancia. Hoy queremos centrarnos en desarrollar este sistema de trabajo qué necesitamos para la supervivencia.

El sistema de gestión y control del dinero es un documento fundamental para la empresa. No es coña. Es el juego financiero que incorpora el presupuesto de gasto para la empresa. Lo normal es realizarlo a 12 meses vista y dividido por meses y orientarnos con datos de ventas y gastos del año anterior. Lo que tenemos que tener en cuenta…

• ¿Qué pagos deberé afrontar? ¿Cuándo? Simplemente empezamos con una hoja donde arriba tenemos los meses, a un lado ponemos los gastos y rellenamos mes a mes qué es lo que tocaría pagar.
• ¿Cómo vamos a pagarlos? Aquí incluimos otro apartado para ello y en el ponemos las previsiones de ingresos que tenemos para nuestros servicios, productos, extras…
• ¿Debería o podría ajustar algunos de los gastos previstos? El equilibrio entre ventas previstas y gastos previstos te ayudará en esta tarea. Ojo en eliminar por eliminar ya que puede traerte problemas en el futuro o ralentizar tu crecimiento. Se inteligente.
• ¿Qué gastos cambiarán según la previsión de ventas que haga? Ej, venta de productos. Aquí puedes calcular y utilizar un % de gasto en comparación a las ventas para modificar variaciones en cuestión de segundos. Es más fácil de calcular de lo que te parece ahora.

Un punto esencial es no romperte la cabeza con estos números. Es un trabajo que debes hacer si o si pero tampoco caer en el error de algunos que es pasarse horas y horas hasta encontrar la fórmula perfecta. Ten muy presente que estas simplemente planificando… tu mejor probabilidad basta.

Si no sistematizas este proceso, es imposible…

• Marcar objetivos realistas. Para ello es necesaria la combinación de conocimiento de tu negocio y tus números y la estrategia que quieras seguir. Antes de nada es esencial que conozcas el rendimiento económico actual de tu empresa y desde allí, determinar tu previsión para los próximos 12 meses. Esto requerirá montártelo de alguna marera para hacer un seguimiento de estos números de forma regular, es decir, un sistema de control y seguimiento. Por ejemplo, el primer día laborable de cada mes voy a escribir mis ventas y mis gastos y los registraré en esta hoja. Las ventas las voy a sacar de allí y los gastos de este otro lugar.’
• Hacer un seguimiento. ¿Cómo y cuando vas a comparar tu previsión con la realidad?
• Saber cuándo rectificar los objetivos. A veces simplemente anticipamos a la baja o nos pasamos de largo. En tiempos pasados, superar la previsiones era sinónimo de ‘en gasto nos podemos meter’. Puede que necesitemos ser más conservadores pero no dudes en gastar dinero en lo que puede traerte más dinero. Puede que esas nuevas estanterías puedan esperar pero no las campañas de sms que tenía en la cabeza para mis clientes.

¡Bueno…! Y ahora a leérselo de nuevo. Sabemos que esto es de esas cosas por las que fácilmente encontramos 1000 excusas sobre el porqué no hacerlas pero es imprescindible para la salud de tu negocio (y para la tuya). Desarrolla estos sistemas y controla tu dinero, recortes y/o inversiones con anterioridad. ¡Te funcionará!