Seguro que alguna vez has pensado esto: ‘me faltan horas al día…’ o ‘si me pudiera clonar y hacer el doble…’.

Ser el propietario de un negocio normalmente lleva a pensar en estas cosas. Las necesidades y demanda en la industria de la peluquería, belleza y spa crecen casi a diario. Desde las necesidades habituales del día a día a las ventas o las gestiones, hasta los cursos o técnicas de desarrollo de la empresa y, obviamente, tus obligaciones como líder del centro. De modo que la respuesta a las preguntas de más arriba es simple: Nunca tendrás suficientes horas al día.

Aquí es donde el liderazgo de tu equipo y empresa juega un rol de mejora en tu salud mental y en tu empresa al mismo tiempo. Es difícil describir el liderazgo como un ‘todo’, pero básicamente se puede resumir en el arte de motivar un grupo de personas para actuar en conjunto para llegar a un objetivo común. Todas las personas que trabajen contigo deben trabajar para conseguir un objetivo común: rentabilidad para ellos mismos y, en consecuencia, para la empresa.

Mientras el liderazgo es probablemente el concepto más difícil de dominar como propietario de un centro, también es el más gratificante personal y profesionalmente hablando. Parte del liderazgo se basa en saber delegar y guiar y saber orientar hacia el rendimiento. De esto trata este artículo: cómo y cuándo delegar responsabilidades.

Qué y cuándo delegar

Delegar es algo que no conlleva trabajo, pero muy provechoso cuando se realiza correctamente, pero una de las primeras preguntas que nos viene a la cabeza es: ¿Cuándo sé que debo delegar y qué debo delegar? Esta es una pregunta difícil y la respuesta conlleva más preguntas. Empieza por listar todas tus actividades diarias y proyectos que realizas a través de la semana, independientemente de la complejidad o relevancia para la empresa (¡y aquí también se deben incluir tus tareas personales!). Al final de esa semana piensa en las tareas que simplemente no has tenido tiempo de hacer, y añádelo a la lista en un color diferente o en una columna por separado. Esto formará la base para tu nueva lista de tareas a delegar.

Toma esta lista y pregúntate las siguientes 5 preguntas para cada punto de la lista:

1. ¿esto es algo que puede realizar cualquier otra persona? ¿Es una tarea que debes realizar imprescindiblemente tú?
2. ¿Es una tarea que se realiza regularmente o que no cambia mucho habitualmente?
3. ¿Si le delego esta tarea en otra persona le estaré dando la posibilidad de desarrollarse en su posición?
4. ¿Delegando esta tarea en otra persona necesitaré mucho tiempo para enseñarle a hacerla o gestionarlo en algún modo?
5. ¿La falta de atención por tu parte en esa tarea tendrá un efecto negativo en el global de la empresa o el proyecto?

Las primeras tres preguntas son sencillas, mientras que las últimas puede hacer que no delegues la tarea hasta que no tengas tiempo de gestionar todo el proceso de delegarla. Si has respondido ‘sí’ al menos a las tres primeras preguntas para una tarea en particular y ‘no’ a las últimas dos, entonces deberías delegar esas tareas cuanto antes. Esto puede incluir tareas tan mínimas como contratar un servicio de limpieza para el centro en vez de realizar esa tarea para todo el centro vosotros mismos.

Una vez hayas respondido las preguntas para cada una de las tareas, revisa la lista y ordena por prioridad lo que debes delegar. Escribe al final de la lista TODAS las tareas a las que has respondido con un ‘sí’ a la pregunta final para delegarlas más tarde o una vez te hayas liberado de las primeras tareas de la lista. Ten en cuenta fechas límite y expectativas de cada tarea cuando crees la lista.

A quién delegar

Una vez hayas decidido lo que vas a delegar deberás decidir a quién hacerlo. Delegar tiene un impacto positivo para todos: el propietario se libera de presiones diarias y se crea un ambiente de equipo más comprometido e interesado en ayudar a la empresa, que en última instancia te ayuda a retener solamente a tus buenos empleados.

Existen ciertos factores que son intuitivos para el propietario de un centro, como las capacidades de cada uno, pero para dar una lista de más comprensiva de consideraciones puede echarle un vistazo a los siguientes puntos para ayudarle a tomar decisiones sobre a quién delegar.

1. Experiencia, conocimientos y habilidades de la persona.
2. Actitud y motivaciones de la persona.
3. Estilo de trabajo preferido e independencia de la persona.
4. Las competencias que desea tener la persona (¿Qué le interesa?).
5. La cantidad de trabajo que ya tiene la persona.

Existen sólo unos conceptos generales a la hora de decidir a quién se le delega cada tarea. Ten en cuenta la cantidad de tiempo que esperas pasar con la persona enseñándola a realizar la tarea y realizando el seguimiento y calidad del trabajo realizado. Esto puede dar como resultado que tengas que reordenar la lista de prioridades de las tareas a delegar y puede hacer que titubees cuando empieces a delegar ciertas tareas.

Deberías tener en cuenta también las consideraciones de tu equipo. Muéstrales la lista y déjales pensar en qué tareas les gustaría participar o encargarse completamente, con lo que conseguirás saber el compromiso que puede tener el empleado en cada tarea por adelantado. Ten en cuenta que si eliges hacer esto debes ser muy claro y transparente con ellos a la hora de explicarles quién hace qué y de qué manera. Que se muestren voluntarios no significa que tengan automáticamente asignada la tarea, ya que debes tomar tú las decisiones finales. Mantén tú la autoridad sobre las decisiones finales para tener claras las directrices y barreras.

Cómo delegar

Esta parte puede ser la que más te cueste de mantener la compostura, pero ten paciencia porque los resultados merecerán la pena. Lo principal que debes tener en cuenta cuando empieces a delegar tareas a alguien es la comunicación: mantén el contacto constantemente con el personal durante todo el proceso de la tarea.

Comunicación

Asegúrate que le comunicas al empleado la tarea, las partes de ésta y el resultado que esperas. Explica tu propósito con esa tarea, sus efectos, la interacción de ésta con la empresa y los clientes y la envergadura del trabajo.

Considera dibujar diagramas, gráficos o relaciones en un papel o escribe una lista con la persona para proveerle de unas guías visuales.

Sé claro en cuánta autoridad tiene la persona sobre esa tarea y dónde están los límites. Puedes no darles ninguna autoridad a la hora de tomar decisiones, limitar la libertad de acción o puedes manejar la tarea para que se realice según ciertas decisiones que tomes tú. Sea como sea la manera en que decidas proceder, ten claros los límites desde el inicio.

Sé claro sobre los plazos, las metas o las fechas límite, y revisa el progreso de la tarea cuando sea necesario. Ten cuidado de cómo tu reacción y soporte puede afectar su percepción del trabajo.

Apoya el proceso

Debes estar disponible para que te hagan preguntas, comentarios o sugerencias que tengan que ver con la tarea delegada. Intenta hacer reuniones regulares durante el proceso para que salgan a la luz los problemas o inconvenientes que haya tenido el personal al realizar las tareas delegadas y para que les puedas dar soporte en intervalos regulares.

Céntrate en los resultados y asegúrate que no te agobias durante el proceso. Demasiada ‘micro-gestión’ con varias personas puede ser sofocante y puede crear resentimiento. Si la tarea requiere que te involucres mucho como propietario, intenta ofrecerles tareas donde no te necesiten. De este modo fomentarás el desarrollo del empleado mientras alcanzan el objetivo que deseas.

Evita que el empleado te ‘rebote’ la responsabilidad de la tarea al pedirte que tomes una decisión sobre un tema si crees que él mismo es capaz de dar con la solución. El objetivo final de delegar es aliviar presiones y desocupar tu cabeza de demasiadas tareas, de manera que si eres tú el que continúas tomando ciertas decisiones secundarias, delegar no te ayudará como debería ayudarte. Pregunta a tu empleado por la solución que tomaría él y trabajad juntos sobre esa solución si es necesario.

Otros aspectos necesarios para tener éxito al delegar tareas

Mientras que este artículo tiene como objetivo que empieces a delegar responsabilidades, existen otros puntos que deberían ser mencionados para ayudarte a desarrollarte continuamente.

1. Un recurso externo puede ser la solución: no solamente es factible que desees externalizar tus proyectos o tareas, también lo es que quieras formarte y busques esa ayuda fuera. Como un proyecto a parte para conseguir delegar mucho mejor tus tareas, aumentar eficacia en estas y obtener unos resultados mucho mejores, deberías considerar el buscar cursos con profesionales de la comunicación, resolución de problemas o trabajo en equipo.
2. Crear modelos de participación continua: Para fomentar el desarrollo de los empleados en todos los aspectos de la empresa y expandir el alcance más allá de quitarte presiones diarias de encima. Considera otros métodos de participación, como sistemas de sugerencias (buzón de sugerencias, la sugerencia de la semana…), comités de trabajo, retirar personal del desarrollo empresarial, rotar responsabilidades (Recomendaciones por cada estilo diferente cada mes que se convierten en tu promoción mensual de producto), y reuniones periódicas donde tú remarques que estás abierto a la comunicación y esperas un feedback.
3. Esquemas de recompensa: Las responsabilidades adicionales deben ser recompensadas cuando los resultados son positivos. Asegúrate de tener alguna manera de comprobar los resultados de las tareas delegadas e invéntate algún sistema para recompensar el compromiso del empleado, sea con plus, compartiendo beneficios de algún tipo o pagándole alguna hora extra. Ten en cuenta tu gasto de salario antes de poner esto en práctica y piensa en lo que esperas recibir de esta inversión.

Existen muchos estudios y teorías que hablan sobre delegar tareas, ya que no se trata de una ciencia exacta y cada uno tiene algo que aportar. Empieza con algo pequeño pero continuo para dedicarle a este concepto más tiempo y esfuerzo cada mes y acabar abarcando más. ¡Muy pronto ya no necesitarás 25 horas al día ni un ‘mini-yo’!