En tu centro, la contracción de productos es la diferencia entre el stock que tenemos registrado y creemos tener, y el stock que realmente poseemos. Normalmente estos tendrían que ser iguales pero cuando nuestro stock real es inferior al que deberíamos o creíamos tener según nuestros registros nos encontramos con una pérdida de productos a la que llamamos ‘contracción’.

La contracción es una de nuestras principales pesadillas debido a que tiene la habilidad de hacer desaparecer el beneficio económico por el que tanto hemos trabajado. El no darnos cuenta cuando a nuestros productos ‘les salen piernas’ puede ser el camino más rápido para pasar a tener números rojos de un día para el otro.

Las principales causas de la contracción de stock son:

• Errores al hacer inventarios– Recuentos imprecisos pueden causar contracción.
• Errores operativos– No procesar pedidos o uso de stock profesional de forma ordenada y regular.
• Robo – Ya sea por parte de clientes o incluso por empleados deshonestos.
• Fraude– Ventas no registradas en el sistema.
• Pérdida o deterioro– Productos dañados…
• Caducidad de los productos– Productos que caducan antes de ser vendidos.

La contracción afecta a nuestro negocio al hacer que nuestra inversión en productos se desvanezca cuando pagamos por productos sin poder venderlos. Muchos de los puntos mencionados arriba son ‘errores inocentes’ que pueden ser corregidos pero el problema es que, en la mayoría de los casos, es difícil saber si la ‘desaparición’ de productos es debido a errores o a robo de los mismos. La principal regla general es ser organizado y metódico en tu control de stock desde el inicio.

Evidentemente nos podríamos limitar a explicaros la definición y deciros; ‘Ir con cuidado’. Como siempre, desde Shortcuts nos concentramos en daros algunos consejos basados en nuestra larga experiencia en el sector por todo el mundo ya sea con nuestros más de 30.000 clientes, nuestros 20 años de dedicación exclusiva al sector o nuestras alianzas con otras empresas. ¡Estamos aquí para proporcionarte los recursos que necesites! A continuación te mostramos varias maneras para protegerte de las varias causas de ‘contracción de almacén’.

Recuentos rigurosos

¿El primer paso? Es esencial que cuentes todo los productos que entran y salen del centro regularmente. Esto puede convertirse en una tarea complicada cuando nos encontramos sumergidos en la gestión del día a día de nuestra empresa. En cualquier caso esta parte es tan esencial que deberíamos asignar esta responsabilidad y asegurarnos de su regularidad.

Algunas cosas que puedes hacer en Shortcuts para facilitarte esta tarea…

• Utiliza los protocolos y procesos de recuento de inventario en Shortcuts – en especial el recuento cíclico del inventario.
• Usar los procesos para pedir y recibir pedidos de productos de tus casas comerciales.
• Si normalmente dispones de mucho producto expuesto o almacenado, contempla usar un lector de código de barras inalámbrico para tus recuentos.
• Usa las funciones de control y gestión de productos profesionales (evidentemente nos referimos a los productos que se consumen en el centro pero no se venden directamente)

El sistema informático (Shortcuts!) puede convertir la pesadez y falsa percepción de dificultad y horas de trabajo necesarios en un juego de niños.

Mejora la seguridad

Por desgracia no podemos escapar de la realidad y negar que no nos veamos afectados por el ‘robo’ de productos, sea por quien sea. Puede pasar en mayor o menor medida dependiendo de varios factores pero el robo debe ser algo que no sólo nos preocupe si no algo que vamos a intentar reducir al máximo absoluto/posible.

Para prevenir el robo por clientes la vigilancia, ya sea humana o electrónica, es a mejor opción. Por lo que hace a empleados, la vigilancia es también una opción pero se puede hacer mucho más limitando la posibilidad de que dicho robo pase desapercibido. Usando las funciones de seguridad en Shortcuts puedes restringir el acceso a acciones peligrosas como aplicar descuentos, modificar transacciones, modificar datos de productos o almacén… Existen muchísimas maneras para controlar el acceso y niveles de seguridad de nuestros empleados.

Otra manera de controlar a posibles empleados deshonestos es a través del registro de Shortcuts buscando automáticamente acciones sospechosas. Lo más interesante es que no sólo podrás controlar acciones realizadas si no también intentos de realizar una determinada acción.

Mejorar las condiciones

Como hemos comentado anteriormente otra forma de contracción es la que nos viene causada por productos rotos o caducados. Estos productos caducados nos representan un aumento directo del coste de nuestros productos. Crear buenas relaciones con nuestros proveedores nos debería permitir abordar este problema conjuntamente con procesos tales como;

• Asegurarnos que disponemos de la cantidad correcta/necesaria de cada producto.
• Asegurar que disponemos de las marcas y productos que deberíamos tener según nuestro ‘tipo’ de centro.
• Asegurar opciones fiables de entrega de productos.
• Asegurar que disponemos de políticas y normas de devolución justas.

Es también importante que controlemos nuestro stock y demos salida a esos productos más antiguos que tenemos en las estanterías usando por ejemplo promociones, packs especiales…

La contracción de productos es un problema para cualquier tipo de negocio pero la buena noticia es que la mayor parte del problema puede ser prevenido con unos buenos procesos y protocolos de trabajo.

Aquí es donde cada uno debe concentrarse. El estado de salud de nuestros costes básicos depende de ello. ¡A por ello!!!