Dime con qué gestionas y te diré que resultados tienes…

A pesar de la desaceleración económica actual, los sectores de la peluquería, estética y spa han avanzando en los últimos años a velocidades nunca vistas anteriormente, y son muchos los profesionales de nuestro sector que se están dando cuenta que ser buenos profesionales y ofrecer un buen trato al cliente ya no basta para garantizar su éxito especialmente en épocas complicadas como la actual.

Aun así, la mayoría de los empresarios de nuestro sector encuentran dificultades, frecuentemente por falta de horas, de compaginar su trabajo de servicio y atención al cliente con las responsabilidades de gestión, control, dirección y promoción de su centro que cubrimos en nuestras newsletters. Responsabilidades que hoy en día pueden ser gestionadas con facilidad con el uso de un buen programa informático.

Muchos empresarios del sector consideran aún que la informatización o el cambio del programa primitivo actual, no es indispensable, ¡Y tienen razón! Un centro puede funcionar ‘perfectamente’ sin un programa de gestión o con un programa con poca o complicada funcionalidad como han venido haciendo desde hace mucho tiempo. La necesidad o no de un programa de gestión la marcarán los propios objetivos personales y profesionales de cada uno. La cuestión no es si se puede funcionar correctamente o no, la cuestión es si está funcionando al máximo de sus posibilidades, si está aprovechando todas las oportunidades de mejora que tiene y si está perdiendo tiempo en tareas manuales innecesarias. Sólo se puede gestionar lo que se tiene controlado y la informática nos permite el control y análisis instantáneo de información de una manera fácil y rápida. No hace falta ser un experto. El sistema nos dará respuestas a muchas preguntas, nos permitirá tomar decisiones informadas, nos gestionarán automáticamente todas esas tareas rutinarias, nos permitirán un mayor control de todas las áreas del negocio y nos permitirá sacar un mayor provecho de nuestros recursos actuales sean muchos o pocos. Sí se puede funcionar sin la informática, pero los resultados no serán nunca los mismos y esta es la realidad para centros con un solo empleado a la más grande de las cadenas y muy especialmente en la nueva realidad y tiempos que estamos viviendo.

Te has preguntado alguna vez ¿Están mis clientes satisfechos? ¿Qué tipo de información puedo obtener para mejorar la gestión de mi centro? ¿Cómo evalúo el estado de salud de mi centro? ¿Qué puede hacer el marketing ‘real’ por mí y cómo lo implemento? ¿Cómo puedo crear unos buenos procedimientos de gestión y servir a mis clientes al mismo tiempo? Tu sistema informático debería responder estas preguntas sin ningún problema y hacer el trabajo por ti y la empresa proveedora de dicho programa tiene que asesorarte constantemente en como conseguir tus objetivos. Ellos deben de ser los expertos y proporcionarte el asesoramiento en gestión necesario, no tu.

Muchos se preguntaran como pueden escoger un buen programa informático. Lógicamente las necesidades de uno mismo serán las que marcaran que tipo de programa informático utilizar. De todas maneras es importante tener en cuenta que nuestras necesidades evolucionan y lo que hoy nos puede valer, mañana puede quedar totalmente obsoleto. Un buen programa de gestión especializado en el sector no debería limitarse solo al control de la caja, del almacén y de las fichas de los clientes. Muchos llevan mucha funcionalidad de poca utilidad que el cliente termina por no utilizar. Estos programas básicos no se adaptan a las necesidades de gestión actuales pero pueden servir si lo que se busca simplemente es sustituir su vieja caja registradora y nada más.

Dicho esto, es importante tener muy en cuenta que el simple hecho de comprar un programa informático no nos va ha aportar todos los beneficios descritos anteriormente. Por hacer una simple comparación: todas las bombillas hacen luz, pero como todos sabemos hay muchas diferencias entre ellas ya sean de potencia, como de gasto energético, como de duración de las mismas. En el sector de la informática estos factores y diferencias se hacen aún más evidentes y son los que marcarán la diferencia entre una inversión en informática y un coste informático.

El desarrollo de un programa informático es un proceso muy complejo (y caro) y existen muchos programas en el mercado con un nivel de funcionalidad y fiabilidad muy bajo. Eso se traduce en un rango de precios de entre 300€ y 3000€ y en la gran mayoría de los casos existe una relación directa entre calidad y precio.

Cualquiera puede colgar a sus programas el titulo de ‘programa de gestión para peluquerías, estéticas o spa’ pero eso no es ninguna garantía. ¿Cuantas veces hemos oído la frase ‘La tecnología está aquí para hacernos la vida más fácil’? pues como muchos ya habrán experimentado, eso no es siempre así. Es esencial que sepamos distinguir entre programas y buenos programas, si no queremos acabar con una herramienta que duplica y complica aún más nuestro trabajo o simplemente una herramienta que nos aporta poco más que las prehistóricas cajas registradoras. Aléjese de pequeñas empresas informáticas o de programas hechos a medida. Son muchos los que han pasado por este camino y además de no conseguir ningún retorno de su inversión han terminado con un sistema que les ha llevado más problemas que beneficios. Estos programas acostumbran a ser muy complicados de utilizar lo que dificulta enormemente su uso y a resultado, el rendimiento y beneficios que van a sacar del mismo. Le recomendamos que la facilidad de uso sea su objetivo nº 1.

Para empezar su proceso de selección, les recomendamos pregunten primero por posibles certificados de calidad del programa, por clientes importantes de la empresa que desea proporcionarle el programa, por número de clientes en España o en el mundo y por los años de experiencia exclusiva a su sector. En definitiva, unas referencias mínimas de lo que está comprando. Lógicamente existen unos factores técnicos que determinan la calidad de un programa informático pero sin tener que entrar en estos conocimientos especializados, estas preguntas le darán una aproximación del tipo de empresa con la que está tratando.

Otro factor esencial a tener en cuenta es poder analizar hasta que punto la empresa proveedora va a estar allí cuando la necesite. Es decir, qué servicio de soporte y asistencia les van a proporcionar y que otros servicios de apoyo tienen a su disposición. Recuerde que su programa informático no puede ser otra cosa que el motor de su centro y es esencial tener a alguien que nos ayude si surgen problemas, o que nos asista en sacar el máximo rendimiento del sistema. No olvide preguntar en que consiste el servicio de soporte y mantenimiento que la empresa les va a proporcionar y qué incluye. Los precios se moverán aproximadamente, entre 10€ y 60€ mensuales pero desconfíe de duros a cuatro pesetas, ya que en la absoluta mayoría de los casos esto se traduce en un servicio pésimo.

En referencia al mismo punto anterior, solicite que servicios alternativos posee la empresa proveedora y en qué consisten. Es esencial recibir una buena formación en el sistema. Algunos le ofrecerán formación in-situ y on-line. Los dos métodos son buenos pero no aconsejaríamos el on-line si se deben formar a más de tres o cuatro personas. De todas maneras lo más importante a evaluar es el contenido de la formación y aún más importante las garantías de aprendizaje que le proporcione la empresa. Incluso el mejor programa del mundo puede resultar inútil sin un buen conocimiento del mismo. Su proveedor debería proporcionar un programa de formación completo más allá de una breve introducción el día de su instalación, por un pequeño coste adicional. Como todos sabemos, una buena enseñanza tiene un coste, no se fíe de promesas de formación gratuita. Pida garantías y asegúrese el máximo rendimiento de su inversión.

Disponer de un buen programa de gestión ya no es una opción como en tiempos pasados, se han convertido en una necesidad esencial para el futuro de nuestros centros. Su impacto en el rendimiento general es incalculable y no sólo en el ahorro de tiempo en las tareas administrativas y de gestión de clientes sino también en el aumento de su productividad, competitividad, beneficios económicos y en la relación con sus clientes. Si su centro no está aún informatizado no dude en hacerlo y si ya lo está pero no recibe los beneficios aquí descritos, cámbiese y elija bien. Los resultados hablarán por si solos.

Los modernos sistemas de gestión han esperado ya suficiente a entrar por la puerta de nuestros centros. Sus propietarios se preocupan a menudo por los costes iniciales del ordenador y/o del programa y por su periodo de adaptación a ellos y deciden continuar ‘como siempre’. Se dice que el miedo más universal sea el miedo a lo desconocido pero recuerden que los tiempos cambian rápidamente y los beneficios que un buen sistema informático trae sobrepasan infinitamente cualquier coste o esfuerzo inicial. No espere a reaccionar cuando ya sea demasiado tarde…. ¡y elija bien!